행정기관의 전자문서시스템 규격

행정기관의 전자문서시스템 규격입니다.

출처 행정안전부

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행정기관의 전자문서시스템 규격.hwpx

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제1장 일반사항

1. 목적

정부의 행정능률을 향상시키고, 전자문서에 의한 문서관리체계의 정착을 위해 각 행정기관에서 사용할 전자문서시스템으로서 필요한 기능 및 행정정보시스템과 표준 전자문서시스템 간에 원활한 연계가 가능하도록 필요한 기능 등을 정의하는데 목적이 있다.

 

2. 적용대상 및 범위

본 규격(표준)은 시스템 개발자가 정부 내 각 행정기관에서 사용할 전자문서시스템을 개발할 때 또는 각 행정기관에서 전자문서시스템을 도입하고자 할 때 적용이 가능하며, 각급 행정기관에서 구축․운영 중인 정부용 표준 전자문서시스템과 행정정보시스템을 대상으로 한다.

 

3. 근거

○ 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정

○ 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙

○ 전자정부법 및 동법 시행령

○ 공공기록물 관리에 관한 법률

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙

○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률

○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행령

○ 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행규칙

○ 정부 전자문서 유통 표준(행정안전부 고시)

○ 행정기관의 업무관리시스템 규격(행정안전부 고시)

○ 기타 정보통신 관련 표준

 

4. 규격(표준) 관리 주체

본 규격(표준)은 행정안전부에서 유지․관리한다.

 

5. 규격(표준) 관리 방안

○ 관련 법령의 개정, 행정업무의 변화 또는 기술의 발전 등으로 인해 본 규격(표준)의 개정이 필요할 경우 개정 발의자는 행정안전부에 개정을 요청하고, 이에 대해 행정안전부는 개정의 필요성과 타당성에 대해 전문기술지원기관 등으로 하여금 연구를 수행하게 하고, 개정(안)을 마련하여 관련 기관의 의견 수렴을 거쳐 개정․고시한다.

○ 행정안전부장관은 「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대하여 2024년 7월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 6월 30일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.

 

6. 용어정의

용 어	용어정의
행정정보시스템	행정기관이 행정정보를 생산․수집․가공․저장․검색․제공․송신 ․수신 및 활용하기 위한 하드웨어․소프트웨어․데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템
전자문서시스템	문서의 기안․검토․협조․결재․등록․시행․분류․편철․보관․ 보존․이관․접수․배부․공람․검색․활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템
업무관리시스템	행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템
전자문서연계	- 전자문서시스템과 행정정보시스템간 행정정보를 전송하기 위해 정부전자문서유통지원센터(이하 “전자문서유통센터”라 한다)의 연계센터 또는 연⋅중계클라이언트를 이용하는 연계방식의 통칭 - 전자문서시스템에서 생산한 문서정보, 결재정보, 문서대장정보 등을 행정정보시스템과 공유하기 위한 연계방식 - 전자결재연계를 포함함
전자결재연계	전자문서연계 방식중 한가지이며, 행정정보시스템의 행정정보를 전자문서시스템의 전자결재 기능과 연동하여 처리하는 연계방식
연계본문	- 전자문서 연계를 위한 주요 연계정보를 정의한 문서 - 전자문서시스템과 행정정보시스템 상호간 합의하여 정의하여야 하며, 생략가능 - 전자결재연계인 경우에는 exchange.dtd를 사용해야 함
연계첨부	행정정보시스템에서 생산한 행정정보, 전자문서시스템의 문서 및 문서정보를 연계할 대상시스템에 제공할 수 있도록 생성한 파일 - 전자결재연계의 경우에는 행정정보문서와 일반첨부문서로 구분됨 - 전자결재연계의 경우, 연계첨부는 전자문서시스템에서 해당문서의 첨부파일로 처리됨
행정전자서명	기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증기관으로부터 인증을 받은 것
대용량 별송 시스템	중계시스템을 통해 유통되는 파일의 용량을 확대하기 위해 대용량 파일을 별도의 서버를 통해 송ㆍ수신하는 시스템
연계시스템	시스템 간의 정보 연계를 위해 전자문서유통센터에서 운영하는 연계센터 및 각 기관에 배포⋅설치된 연⋅중계클라이언트와 연계에이전트를 통칭함
연계센터	전자문서유통센터에서 운영하는 서버에 탑재되어 전송된 정보의 연계를 처리하는 시스템을 통칭함
연⋅중계클라이언트	각 기관에 설치되어 전자문서유통센터와 행정정보시스템 또는 전자문서시스템 간에 송수신되는 연·중계 문서를 전담하여 처리하는 전용 프로그램
연계클라이언트	연⋅중계클라이언트 중에서 연계 기능만을 전담하는 프로그램을 지칭함
연계에이전트	각 기관의 행정정보시스템 또는 전자문서시스템이 설치된 서버에 탑재되어 정보 연계에 관련된 기능을 담당하는 데몬(daemon) 프로그램

 

제2장 전자문서시스템 규격

Ⅰ. 전자문서시스템의 기능

 

○ 전자공문서의 생산, 결재, 유통, 분류 및 편철 ○ 자료관(기록관)으로 이관 전 전자공문서의 보관․검색 및 활용 ○ 자료관(기록관)으로 전자공문서 이관

 

1. 전자결재 기능

가. 문서 작성․기안

1) 서식 작성․지정

행정기관에서 사용하는 기안문(시행문 겸용)과 간이기안문(내부결재문)을 기본적으로 제공해야 하며(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제3조), 일반적으로 많이 사용하는 서식 등을 자체편집기(별도의 폼제너레이터 포함) 또는 XML 편집기 등을 사용하여 작성하고, 지정하는 기능을 제공해야 함.

※ 기안문(시행문 겸용)이란 행정기관에서 주로 사용하는 통합서식을 말함.

 

2) 전자문서의 구성

가) 일반기안문(시행문 겸용) (별지 제1호서식)

일반기안문(시행문 겸용)을 두문․본문 및 결문(또는 두문․본문․결문 및 붙임)으로 구성하는 기능을 제공하여야 함

※ 이 경우 본문은 제목․내용 및 붙임으로 하는 것을 원칙으로 하며, 전자문서인 경우에는 본문은 제목․내용 및 붙임으로 하거나 제목 및 내용으로 할 수 있음

 

나) 간이기안문(별지 제2호서식)

왼쪽 상단에 위치한 문서등록의 표시(등록번호, 등록일, 결재일 및 공개 구분), 오른쪽 상단에 위치한 결재란의 표시(기안자, 검토자, 협조자, 결재권자), 제목, 요약설명문의 표시, 작성기관의 표시(아래 중앙)를 할 수 있는 기능을 제공

※ 간이기안문은 내부적으로 결재하는 문서에만 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없음